Koppelingsproces

Koppelingsproces aios – huisartsopleiders (1e en 3e jaars)

Eerste jaars aios kunnen twee keer per jaar (in maart en september) starten met de huisartsopleiding. De eerste opleidingsperiode vindt altijd plaats in de huisartsenpraktijk. Daarnaast kunnen derdejaars aios vier keer per jaar (in maart, juni, september of december) starten met de laatste opleidingsperiode in de huisartsenpraktijk.

Voor de koppeling van aios en huisartsopleiders wordt gebruikgemaakt van een online platform: Matchmaker. Dit platform is in opdracht van Huisartsopleiding Nederland ontwikkeld door Codific en wordt door verschillende instituten gebruikt. Het platform gebruikt een algoritme dat de optimale koppeling voor de gehele groep berekent; groepsbelang gaat bij de koppeling dus vóór het individuele belang.

Tijdens het koppelingsproces werken Aios-team (hierna A-team) en Opleidersteam (hierna O-team) nauw samen maar zijn apart verantwoordelijk voor de informatie en communicatie naar hun achterban.

Het proces

Het hele koppelingsproces neemt zes weken in beslag en start drie maanden voor de beoogde startdatum van de stages.

Voorbereiding

Voordat het koppelingsproces kan beginnen brengen de beide teams in kaart welke aios en opleiders gekoppeld moeten worden.

• het A-team bekijkt aan de hand van het opleidingscurriculum van de aiossen wie voor welk jaar gekoppeld moet worden.
• Het O-team informeert bij de opleiders wie beschikbaar is voor de komende koppelingsronde. Om de continuïteit te waarborgen worden de beschikbare opleiders gesorteerd op langste periode zonder aios. Hierbij is tevens van belang of een opleider een 1e- of 3e-jaars aios mag/kan begeleiden (opleiderscurriculum).

Wanneer duidelijk is welk aiossen en opleiders gekoppeld moeten worden krijgen zij een mail om hun account in Matchmaker te activeren en start het daadwerkelijke koppelproces. Deze bestaat uit de volgende drie stappen:

Stap 1. Aanmaken/ updaten profiel (duur +/- 1,5 week)

• Aios vullen hun profiel in waarin ze zich voorstellen, denk hierbij aan ervaring, leerwensen en desgewenst je c.v. en/of foto
• Opleiders kunnen hun leerwerkplan invullen/updaten

Stap 2. Voorkeur voor opleiders aangeven (duur +/- 2 weken)

• De aios krijgt een lijst van opleiders en hun leerwerkplan te zien en wordt verzocht om op voorkeur te zetten (ranken)
• Opleiders hoeven in deze stap niets te doen

Op basis van de voorkeuren van de aiossen krijgen aios en opleider vier kandidaten om een kennismakingsgesprek mee te voeren. Het doel van deze gesprekken is het krijgen van een volledig beeld van de opleidingspraktijk: de opleider(s), de praktijk en de medewerkers met wie nauw samengewerkt zal worden tijdens de opleiding.

Stap 3. Kennismakingsgesprekken en ranken (duur +/- 2,5 week)

• De aios neemt het initiatief voor het plannen van een kennismakingsgesprek in de praktijk. Na de gesprekken geef je de ranking (1 t/m 4) aan in MatchMaker
• Ook de opleider geeft na de gesprekken de ranking (1 t/m 4) aan in Matchmaker

Nu de scores bekend zijn berekent Matchmaker de optimale koppeling voor de hele groep (aios en opleiders) en wordt de uitslag van de koppeling naar aios en opleider gemaild.
N.b. In uitzonderlijke gevallen komt een koppeling niet tot stand, bijvoorbeeld als een veto wordt gegeven of als een aios of opleider onverhoopt uitvalt. In dergelijke situatie gaan A-team en O-team buiten het platform om een koppelingsvoorstel doen.

Veto: wanneer wel, wanneer niet.
Afspraken waar de aios en opleiders zelf verantwoordelijk voor zijn tijdens het koppelingsproces. In de volgende situaties dienen zij tijdens het koppelproces een veto te geven:

• Een 3e-jaars aios mag niet dezelfde opleider krijgen als in jaar 1
• Een aios mag geen huisarts als opleider krijgen waar al een persoonlijke relatie mee bestaat, bijvoorbeeld een familielid of de eigen huisarts.
• De aios moet minimaal één keer gekoppeld zijn aan een opleider die verbonden is aan een grootschalige huisartsendienstenstructuur

In de volgende situaties kan geen veto worden gegeven:

• Reistijd: Aios worden door Huisartsopleiding Nederland geplaatst bij een opleidingslocatie met bijbehorend opleidingsregio. De opleidingspraktijken zijn verspreid over de hele opleidingsregio. Daarnaast zijn we afhankelijk van de beschikbaarheid van de opleiders op dat moment. We gaan ervan uit dat de aios de beschikking hebben over een (lease)auto.
• De Huisartsopleiding UMCG is een opleiding waar alle aios welkom zijn, ongeacht hun geloofsovertuiging, politieke voorkeur, huidskleur, migratieachtergrond, seksuele voorkeur en gender. Wij verwachten van opleiders dat zij dit beleid hanteren.